Конференц-связь

При управлении компанией любого размера без совещаний не обойтись. Но одно дело, когда сотрудники находятся в одном здании, другое — когда их приходится собирать из разных городов и даже стран. Именно поэтому сегодня все более популярными становятся видеоконференции, позволяющие повысить эффективность общения и сэкономить на командировках.

Видеоконференция как область информационной технологии

В наше время меняющихся технологий, достаточно часто используемой является конференция, в частности видеоконференция. Она позволяет проводить онлайн-презентации, работать с документами и приложениями при совместной работе в режиме реального времени находясь в разных частях города и мира.

В соответствии с исследованиями психологов, в процессе телефонного разговора в среднем воспринимается около 20% информации, в ходе личного общения – 80%, а в ходе сеанса видеосвязи – 60%. То есть если к общению собеседников по звуковому (аудиальному) каналу добавляется визуальный невербальный язык (жесты, мимика), то у собеседников повышается эффективность восприятия информации.

По своим психофизиологическим параметрам видеосвязь достаточно близка к личному общению и намного превосходит возможности телефонной связи. Однако для того, чтобы обеспечить эффективное применение видеосвязи в бизнесе, мало только видеть и слышать одного собеседника. Необходима возможность организации конференций с несколькими участниками, возможность обмена дополнительной информацией (презентации, документы, изображения с дополнительных видеокамер). Режим работы, обеспечивающий все это, называется видеоконференция, а сама технология одновременной передачи видео, голоса и данных – видеоконференцсвязь.

Видеоконференция – это область информационной технологии, обеспечивающая одновременно двустороннюю передачу, обработку, преобразование и представление интерактивной информации на расстояние в реальном режиме времени с помощью аппаратно-программных средств вычислительной техники. Взаимодействие в режиме видеоконференций также называют сеансом видео-конференц-связи.

Видеоконференцсвязь (сокращенное название ВКС) – это телекоммуникационная технология интерактивного взаимодействия двух и более удаленных абонентов, при которой между ними возможен обмен аудио- и видеоинформацией в реальном масштабе времени с учетом передачи управляющих данных.

Изначально видеоконференция являлась по сути своей мероприятием, которое позволяло передавать от одного участника к другому видеоизображение и звук. Часто понятие видеоконференции смешивалось с понятием телеконференции (или телемоста). Основное отличие было в том, что информация, используемая в процессе телеконференции, передавалась по специальным профессиональным телекоммуникационным каналам, а в процессе видеоконференции – информация (аудио и видео) передавалась по обычным телефонным линиям. Развитие технологии организации передачи данных по телефонным каналам привело к появлению названия и правил (протоколов) организации подобных сетей. Эти правила получили название по названию сети Integrated Services Digital Network – цифровая сеть с интеграцией служб (сокращенно ISDN), то есть сеть, которая позволяла с помощью специальных устройств объединить услуги телефонной связи и связи для передачи иных данных (в данном случае видео и аудио). Было создано оборудование для видеоконференций, позволявшее организовывать видеоконференции по телефонным линиям.

Позже с развитием сетей, работающих по протоколу IP (Internet Protocol – что значит «межсетевой» протокол), подобные устройства для организации видеоконференций были разработаны и для таких сетей. Далее с развитием технологий видеоконференций к передаваемой аудио и видеоинформации добавились сначала данные в виде дополнительного контента, файлов. А потом и информация управления, позволяющая передавать на расстоянии управляющее воздействие.

Видеоконференция применяется как средство оперативного принятия решения в той или иной ситуации; при чрезвычайных ситуациях; для сокращения командировочных расходов в территориально распределенных организациях; повышения эффективности; проведения судебных процессов с дистанционным участием осужденных, а также как один из элементов технологий телемедицины и дистанционного обучения.

Во многих государственных и коммерческих организациях видеоконференция приносит большие результаты и максимальную эффективность, а именно: снижает время на переезды и связанные с ними расходы; ускоряет процессы принятия решений в чрезвычайных ситуациях; сокращает время рассмотрения дел в судах общей юрисдикции; увеличивает производительность; решает кадровые вопросы и социально-экономические ситуации; предотвращает усталость и стресс; позволяет следить за состоянием рынка и быстро реагировать на его изменения; дает возможность принимать более обоснованные решения за счёт привлечения при необходимости дополнительных экспертов; быстро и эффективно распределяет ресурсы.

Для внедрения видеоконференцсвязи руководителю (лицу, принимающему решения) организации необходимо определить главную цель применения: проведение совещаний, подбор персонала, оперативность при принятии решений, осуществление контроля, дистанционное обучение, консультация врачей, проведение судебных заседаний, допрос свидетелей и так далее. При этом необходимо учитывать основные правила видеоконференцсвязи:

- оборудование со стороны приёма/передачи должно быть одного производителя;

- гарантированная высокоскоростная услуга связи или выделенные каналы связи только для сеансов видеоконференций;

- стабильное и надёжное электропитание телекоммуникационного оборудования и видеоконференцсвязи;

- оптимальные шумо- и эхо- поглощающие особенности помещения, в котором будет установлено оборудование видеоконференцсвязи;

- правильное расположение оборудования видеоконференцсвязи по отношению к световому фону помещения;

- корректная настройка телекоммуникационного оборудования и видеоконференцсвязи по обслуживанию качества услуги связи с приоритезацией передачи данных;

- компетентный обслуживающий технический персонал.

Учитывая функции и цели применения, оборудование видеоконференц-связи систематизируется по категориям и классам. К категориям относятся: индивидуальные системы, групповые системы, отраслевые системы, мобильные системы, административные системы. Категории подразделяются на классы, которые включают в себя: программное решение (класс A), видеоконференции стандартного качества (класс B), видеоконференции высокой четкости (класс C), телеприсутствие (класс D), ситуационные и диспетчерские центры (класс E).

Технология видеосвязи сегодня во всем мире позиционируется в первую очередь как эффективное средство для оптимизации бизнес-процессов, в том числе для сокращения числа деловых командировок, экономии на представительских, транспортных и накладных расходах.

В настоящее время видеоконференцсвязь уже не такая дорогая технология как несколько лет тому назад и позволить ее себе могут не только большие, но и довольно ограниченные в средствах компании. В отечественных условиях, применение видеосвязи и видеоконференций оптимально в случаях, где стоимость рабочего времени руководства (а для него в первую очередь и внедряются эти системы) настолько высока, что тратить время и силы на переезды является непозволительной роскошью для эффективного управления компанией.

На сегодняшний день практически не осталось области жизнедеятельности, в которой нельзя было бы использовать видеоконференцсвязь. Она находит применение везде, где необходимы оперативность в анализе ситуации и принятии решений, консультация специалиста или совместная работа в режиме удаленного доступа над проектами и решениями. Одна из таких сфер является структура власти. Практика селекторных совещаний давно и прочно утвердилась в сознании руководителей всех уровней. Видеоконференции значительно расширяют возможности общения начальников и подчиненных, выработки и принятия совместных решений, утверждения документов. В последнее время ряд руководителей высокого ранга проявили интерес к видеоконференцсвязи.

Во многих государственных и коммерческих организациях видеоконференция приносит большие результаты и максимальную эффективность, а именно:

- снижает время на переезды и связанные с ними расходы;

- ускоряет процессы принятия решений в чрезвычайных ситуациях;

- сокращает время рассмотрения дел в судах общей юрисдикции;

- увеличивает производительность труда;

- решает кадровые вопросы и социально-экономические ситуации;

- дает возможность принимать более обоснованные решения за счёт привлечения при необходимости дополнительных экспертов;

- быстро и эффективно распределяет ресурсы, и так далее.

• Для общения в режиме видеоконференции абонент должен иметь терминальное устройство (кодек) видео-конференц-связи, видеотелефон или иное средство вычислительной техники. Как правило, в комплекс устройств для видео-конференц-связи входит:

• центральное устройство — кодек с видеокамерой и микрофоном, обеспечивающего кодирование/декодирование аудио- и видео- информации, захват и отображение контента;
• устройство отображения информации и воспроизведения звука.

В качестве кодека может использоваться персональный компьютер с программным обеспечением для видеоконференций.

Большую роль в видеоконференции играют каналы связи, то есть транспортная сеть передачи данных. Для подключения к каналам связи используются сетевые протоколы IP или ISDN.

Существует два режима работы ВКС, которые позволяют проводить двусторонние (режим «точка-точка») и многосторонние (режим «многоточка») видеоконференции.

Кто сейчас не хотел бы жить там, где ему хочется, и при этом не отрываться от рабочего процесса? Особенно это актуально в летний период. А для того, чтобы оставаться на связи, эти счастливчики используют conference call. Как сделать так, чтоб не просто оставаться на связи, но еще и чтоб связь эта была качественной? Читаем дальше.

1. Перед тем, как использовать сервис конференц-звонков, протестируйте его. Особенно это касается звонков из-за границы, если вы работаете с иностранными партнерами. Убедитесь в том, что они также могут использовать этот сервис для бесплатных звонков. Неплохие сервисы: GoToMeeting, WebEx, Dimdim и Microsoft Live Meeting. Для конференций с небольшим количеством участников вполне можно использовать Skype.

2. Предупреждайте о теме конференции заранее. Это сэкономит ваше время и поможет держать в курсе всех участников на протяжении всего звонка. Заседание лучше начать с главной темы.

3. Подговьте расписание конференц-звонка. Сервисы Tungle и ScheduleOnceпомогут вам определить, сколько времени понадобиться на обсуждение той или иной темы и распределит его между всеми участниками конференции. Если же участники вашей конференции находятся в разных часовых поясах, было бы неплохо использовать Timeanddate.com или Every Time Zone.

4. Убедитесь в том, что встреча началась вовремя. С этим пунктом и так все понятно. Не заставляйте людей ждать. Пусть опоздавшие просто присоединяются и входят в курс дела, пока вы беседуете с остальными участниками конференции.

5. Отключайте микрофоны тех людей, которые в данный момент не принимают участие в конференции. Посторонний шум на заднем плане будет отвлекать от обсуждения основной темы. Особенно это актуально, если в звонке участвует большое количество людей. Многие сервисы для конференц-звонков, в том числе и Skype, имеют опцию «mute».

6. Давайте знать людям, когда можно прервать и вступить в разговор. Когда в звонке принимает участие большое количество людей, очень сложно понять, когда может взять слово новый участник. Для этого можно говорить «извините» и затем представлять следующего участника разговора. Некоторые веб сервисы могут показывать, когда кто-то из участников хочет высказаться.

7. Качественное оборудование. Особенно это касается наушников и микрофонов. Во-первых, хорошие наушники позволяют вам не отвлекаться на посторонний шум, во-вторых, ваша конференция не мешает окружающим коллегам, которые не принимают в ней участие. Если денег на дорогое оборудование нет, лучше все равно купить наушники+микрофон, чем дешевые спикерфоны.

8. Устраивайте перерывы. Особенно это касается долгих совещаний. Лучше запланировать их заранее и оповестить об этом всех участников.

9. Следите за тем, чтоб все участники конференции были на связи. Если половина команды находится в офисе, а остальные присоединились к вам по телефону, нужно постоянно проверять, все ли присутствуют. Иначе те, кто держит связь по телефону, могут пропустить некоторые моменты заседания. Убедиться в том, все ли присутствуют, можно задавая всем участникам вопросы по теме совещания.

10. Пусть кто-то записывает все, что происходит на совещании и затем рассылает запись всем, кто принимал участие. Попросите тех людей, которые документируют основные темы, отключить на это время микрофоны. Клацанье по клавиатуре может отвлекать. Если же у вас нет желания документировать во время конференции, можно записать звонок, а затем сделать отчет по основным пунктам.

Принципы построения конференц-залов

Итак, в состав системы типичного конференц-зала входят следующие основные компоненты:

- Источники аудио- и видеосигналов — могут находиться как в самом конференц-зале (ноутбуки, документ-камеры), так и в серверной комнате, находящейся на достаточно большом расстоянии от конференц-зала (CD/DVD плееры, спутниковые ресиверы, видеосерверы).

- Оборудование отображения информации — различные плазменные и ЖК-телевизоры, проекторы, мониторы в президиуме и т. п.

- Оборудование озвучивания — различные акустические системы (потолочные, настенные, напольные).

- Усиление и коммутация сигналов — ядро системы конференц-зала, матричный коммутатор, обеспечивающий трансляцию аудио- и видеосигналов из нескольких источников одновременно на несколько выходных устройств.

Оборудование хорошего конференц-зала должно удовлетворять ряду требований.

Работа с любыми источниками аудио- и видеосигналов.

Тут все понятно — некоторые конференц-залы живут весьма активной жизнью, не имея четкого регламента проведения мероприятий, и докладчик может прийти с источником сигнала любого типа: цифровым, аналоговым, с защитой HDCP или без нее. Стало быть, нужно быть готовым ко всему.

Преобразование любых типов сигналов в единый формат.

Здесь остановимся подробнее. На данный момент существует два типа сигналов — аналоговый (VGA) и цифровой (DVI-I, HDMI). Понятно, что большей популярностью пользуются цифровые залы, что, впрочем, не мешает некоторым заказчикам оборудовать помещения для конференций системами на основе старого доброго аналогового сигнала. Так, например, если имеющиеся источники и приемники сигналов аналоговые, имеет смысл выбрать в качестве несущего аналоговый сигнал и подбирать соответствующее оборудование. Но, если среди оборудования присутствует кодек видео-конференц-связи, дающий на выходе цифровой сигнал, логично будет выбрать несущим сигналом именно цифровой, чтобы избежать потери качества в результате двойного преобразования — цифры в аналог и обратно.

Преобразователи форматов позволяют конвертировать, например, компонентный видеосигнал и VGA в HDMI (например, Kramer VP-434). Кроме преобразователей сигнала для этой цели могут служить устройства, называемые масштабаторами. Они имеют несколько входов разных типов (CV, YC, VGA, DVI/HDMI) и выходы определенного типа (например, DVI/HDMI). В качестве примера масштабатора можно привести флагманскую модель Kramer VP-747 — она может все.

Итак, если неизвестно, с каким типом источника видеосигнала будут приходить докладчики, стоит включить в схему конференц-зала небольшой масштабатор.

Вывод сигналов на необходимое количество источников отображения.

Коммутация и усиление аудиовидеосигналов

Следует учитывать, что с увеличением расстояния передачи уровень сигнала падает, что существенно влияет на качество изображения. В таких случаях на помощь приходят так называемые эквалайзеры или усилители сигналов. Например, усилитель сигнала Kramer – PT-2H, который по утверждению производителя способен поднять уровень сигнала буквально «с пола». Он позволяет использовать HDMI-кабели длиной до 45 метров без потери качества сигнала. Иногда такое решение экономически более целесообразно, чем, например, передача сигнала по витой паре, для чего требуется приобретение специального оборудования.

Под коммутацией подразумевается трансляция аудио- и видеосигналов, поступающих одновременно от нескольких источников, на несколько выходных устройств. Как уже упоминалось выше, за коммутацию сигналов в системе отвечает матричный коммутатор. И потребуется он, если имеет место быть обширная и разветвленная система аудио- и видеоисточников информации и устройств отображения, быстро меняются сценарии проведения мероприятий и, как следствие, необходим понятный интерфейс управления коммутацией сигналов. 

Как и сигналы, матричные коммутаторы бывают цифровыми и аналоговыми. Кроме этого они различаются размерностью. Например, коммутатор Kramer VS-88H служит для коммутации сигналов HDMI и имеет по 8 входов и выходов.

Кроме того, существуют так называемые модульные матрицы, в которых типы и количество входов и выходов можно менять путем добавления соответствующих плат.

Управление коммутацией сигналов — различные кнопочные панели управления, как правило встраиваемые в стены.

Итак, чтобы создать конференц-зал нам необходимо:

1) привести разноформатные сигналы от источников к одному типу (несущему сигналу);

2) передать несущий сигнал на большие (или не очень) расстояния;

3) коммутировать сигналы с устройствами отображения с максимально возможным качеством.

К слову о передаче сигналов на большие расстояния. Для этого используется технология передачи цифровых сигналов DVI, HDMI, DisplayPort и VGA по витой паре. У Kramer эта технология получила название DGKat. Переход на витую пару экономически обоснован при расстояниях от 50 м, для меньших расстояний целесообразнее использовать усилители сигналов (см. выше). 

Например, для передачи сигнала HDMI на большие расстояния без потери качества можно использовать PT-571 (передающая сторона) и PT-572 (принимающая сторона) — передатчики HDMI-сигнала по витой паре. С их помощью можно передать сигнал HDMI с разрешением 1080p на расстояние до 70-80 метров! Следует обратить особое внимание на то, что данные приборы работают только с кабелями экранированной витой пары (FTP или STP) с экранированными же разъемами.

Если требуется передать сигнал на очень большие расстояния (например, на спортивных объектах), придется использовать приборы для передачи сигналов по оптическому многомодовому кабелю. К примеру, 670T/670R, который позволяет передавать HDMI-сигнал на расстояние до 1 700 метров.

Ниже приведена общая схема возможных вариантов коммутации оборудования конференц-зала:

Вот вкратце и все принципиальные вопросы, возникающие при оснащении конференц-залов. Какую марку оборудования передачи, усиления и коммутации сигналов выбирать — вопрос личных предпочтений. Если же у вас появятся какие-либо вопросы, с удовольствием на них ответим. 

Заключение

Не зря говорят, что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. В ходе телефонного разговора усваивается примерно 20% информации, личное общение поднимает эту планку до 80%. Система видеоконференции позволяет усвоить до 60%. Системы видеоконференций позволят повысить эффективность взаимодействия сотрудников компании и бизнес-партнеров и при этом обойтись без дорогостоящих командировок. 

Приятного вам дня!!!